זירת השירות
בתחילת תהליך שיתוף התושבים הוזמנו תלמידי בית הספר הדמוקרטי לפגישה עם ראש העיר, בעקבות פעילותם המוצלחת בדוכן ההסברה שקיימו בשבוע האהבה לסביבה.
עלון ההזמנה למפגש תושבים
בפגישה זו נכחו ראש העירייה, מנהל אגף איכות הסביבה, מנהל מחלקת גנים ונוף, מהנדס העיר, אדריכלית נוף, עטרה בריל, נציגים מבית הספר (צוות וילדים). בפגישה זו נתן ראש העיר את ברכת הדרך לפרויקט שימור היער במתכונת הרצויה ע"י התלמידים והתושבים. הוחלט כי יבחנו דרכים לשיתוף התושבים בעיצובה של תכנית השימור.
בשלב זה חבר האגף לאיכות הסביבה לקק"ל ויחד איתם התקיימה פגישה נוספת, בה נכחו העירייה, מנהל אגף איכות הסביבה, מנהל מחלקת גנים ונוף, נציגי קק"ל ונציגים מבית הספר הדמוקרטי. בפגישה זו הוצג הרעיון של יער קהילתי ע"י משה שלר מקק"ל, הוצג התהליך שנעשה עד כה ע"י צוות בית הספר והתלמידים והוחלט על הקמת צוות היגוי לתוכנית החורשה.
בפגישה הראשונה של צוות ההיגוי השתתפו מנהל אגף איכות הסביבה, מנהל מחלקת גנים ונוף, נציגי קק"ל, גלית פרנס נציגת התושבים, נציגי הדמוקרטי. מטרת הפגישה: תכנון והכנת פגישת התושבים הראשונה.
במפגשי התושבים הראשונים שהתקיימו הוצגו התכניות וחזון יער קפלן, נכתב חזון משותף חדש לפרויקט ונקבעו עקרונות מנחים לתוכנית האדריכלית של החורשה.
בהמשך, הוצגו חלופות תכנוניות ונבחרה תכנית מועדפת על בסיסה יתקיים השימור בפועל של היער.
להלן סיכומי הדיונים: